Kada vam je potrebna stručna pomoć kod prijave i odjave radnika

Zapošljavanje novog radnika predstavlja važan korak za svaku firmu, ali sa novim članom tima dolaze i administrativne obaveze koje moraju biti završene pravilno i na vreme. Priprema ugovora, prijava zaposlenog na obavezno socijalno osiguranje, obračun zarade i kasnija odjava samo su deo poslova o kojima poslodavac mora da vodi računa.

U našoj knjigovodstvenoj agenciji ovu administraciju posmatramo kao deo celokupnog poslovanja firme. Naš cilj je da poslodavac zna koje obaveze ima, koje rokove treba da ispoštuje i koja dokumentacija mora da bude pripremljena kada zaposleni počinje ili završava radni odnos.

Stručna pomoć naročito postaje značajna kada firma zapošljava više ljudi, često menja broj zaposlenih ili jednostavno želi da administrativni deo poslovanja prepusti timu koji svakodnevno prati obračune, prijave i druge knjigovodstvene obaveze.

Prijava radnika nije samo formalnost

Prijava zaposlenog predstavlja jednu od osnovnih obaveza poslodavca.

Pre nego što zaposleni počne da radi, potrebno je urediti njegov radno-pravni status i izvršiti prijavu na obavezno socijalno osiguranje. Prema Zakonu o radu, ugovor o radu zaključuje se u pisanom obliku pre stupanja zaposlenog na rad, a prijava na obavezno socijalno osiguranje takođe se podnosi najkasnije pre početka rada.

Zbog toga našim klijentima savetujemo da podatke o novom zaposlenom i planiranom datumu početka rada dostave na vreme.

Kada se dokumentacija priprema poslednjeg dana, povećava se mogućnost greške od pogrešnog datuma i nepotpunih podataka do propuštanja zakonskog roka.

Ugovor je osnova radnog odnosa

Jedan od najvažnijih dokumenata prilikom zapošljavanja jeste ugovor o radu.

U njemu se definišu važna pitanja kao što su radno mesto, vrsta radnog odnosa, datum početka rada, radno vreme, zarada i druga prava i obaveze zaposlenog i poslodavca.

Zakon o radu propisuje da se ugovor zaključuje pre stupanja zaposlenog na rad.

U praksi je zato važno da podaci navedeni u ugovoru budu usklađeni sa prijavom zaposlenog i drugim evidencijama koje firma vodi.

Naša uloga je da sa knjigovodstvene i administrativne strane pomognemo da podaci potrebni za prijavu i kasniji obračun zarade budu pravilno evidentirani.

Koje podatke treba pripremiti pre prijave zaposlenog?

Da bi postupak mogao da bude završen bez nepotrebnog vraćanja na dokumentaciju, potrebno je unapred prikupiti podatke o zaposlenom i uslovima pod kojima će biti angažovan.

U zavisnosti od konkretnog slučaja, poslodavac treba da ima podatke potrebne za identifikaciju zaposlenog, informacije o radnom mestu, datumu početka rada, vrsti angažovanja, radnom vremenu i ugovorenoj zaradi.

Našim klijentima preporučujemo da nas o novom zaposlenom obaveste pre planiranog prvog radnog dana. Na taj način imamo dovoljno vremena da proverimo podatke i pripremimo prijavu bez nepotrebne žurbe.

Zašto je rok prijave posebno važan?

Kod prijave zaposlenih nije dovoljno da posao bude završen „otprilike na vreme“.

Centralni registar obaveznog socijalnog osiguranja navodi da se jedinstvena prijava za zaposlenog i drugo radno angažovano lice podnosi najkasnije pre stupanja na rad.

To je jedan od razloga zbog kojih smatramo da prijavu zaposlenih ne treba ostavljati za trenutak kada je osoba već počela da radi.

Kada vodimo knjigovodstvo za firmu, nastojimo da sa klijentom unapred uspostavimo jednostavnu proceduru: čim postoji dogovor o novom zaposlenom i definisan datum početka rada, potrebno je dostaviti informacije kako bi administracija mogla da bude završena blagovremeno.

Nakon prijave počinju obaveze vezane za zaradu

Prijavljivanje radnika samo je početak.

Od trenutka zasnivanja radnog odnosa potrebno je pravilno evidentirati podatke koji utiču na obračun zarade, poreza i doprinosa.

Posebno je važno pratiti:

• ugovorenu zaradu,
• broj radnih sati,
• odsustva,
• bolovanja,
• godišnje odmore,
• naknade,
• eventualne promene tokom radnog odnosa.

Ako zaposleni prima minimalnu zaradu, potrebno je pravilno izvršiti i obračun minimalne zarade u skladu sa podacima relevantnim za konkretan obračunski period.

Naš posao nije samo da izračunamo iznos plate, već da vodimo računa da podaci o zaposlenom, njegovom radnom angažovanju i obračunu budu međusobno usklađeni.

Kada je potrebno prijaviti promenu podataka?

Radni odnos ne ostaje uvek isti od dana zaposlenja do dana prestanka rada.

Tokom vremena mogu se menjati određeni podaci koji utiču na evidencije zaposlenog. Zbog toga je važno da knjigovodstvo bude obavešteno kada nastane promena koja zahteva dalje administrativno postupanje.

Centralni registar predviđa i prijavu promena tokom osiguranja, uz propisane rokove za njihovo evidentiranje.

Zbog toga klijentima savetujemo da nas ne obaveštavaju samo kada zapošljavaju ili odjavljuju radnika, već i kada se promene okolnosti koje mogu uticati na njegovo radno-pravno ili osiguraničko svojstvo.

Kako izgleda odjava radnika?

Kada zaposlenom prestane radni odnos, administrativni posao se ne završava njegovim poslednjim radnim danom.

Potrebno je evidentirati prestanak rada, pripremiti odgovarajuću dokumentaciju, izvršiti konačne obračune i sprovesti odjavu sa obaveznog socijalnog osiguranja.

Prema informacijama Centralnog registra, odjava se podnosi u roku od tri radna dana od dana prestanka zaposlenja, odnosno prestanka obavljanja poslova.

Za naš tim važno je da informaciju o prestanku radnog odnosa dobijemo na vreme, zajedno sa tačnim datumom i potrebnom dokumentacijom.

Time izbegavamo situacije u kojima se podaci u knjigovodstvu, obračunu zarade i evidencijama osiguranja međusobno razlikuju.

Odjava zaposlenog može biti složenija nego što izgleda

Na prvi pogled postupak može delovati jednostavno zaposlenom prestaje radni odnos i potrebno ga je odjaviti.

Međutim, u praksi se istovremeno mogu pojaviti pitanja u vezi sa poslednjom zaradom, naknadama, neiskorišćenim pravima, dokumentacijom i datumom prestanka radnog odnosa.

Zbog toga svaku odjavu posmatramo zajedno sa ostatkom evidencije zaposlenog.

Cilj nam je da prestanak radnog odnosa bude pravilno evidentiran i da firma nakon odjave ima urednu dokumentaciju za period u kojem je radnik bio zaposlen.

Kada poslodavac može sve da vodi sam, a kada je potrebna pomoć?

Firma sa jednim zaposlenim i veoma jednostavnom organizacijom može imati manje administracije od kompanije sa deset ili pedeset zaposlenih.

Međutim, broj radnika nije jedini kriterijum.

Stručna podrška je posebno korisna kada:

• firma često zapošljava nove radnike,
• postoje različite vrste angažovanja,
• zaposleni imaju različite obračune zarada,
• često dolazi do promena podataka,
• firma nema interno lice koje se bavi administracijom zaposlenih,
• poslodavac želi da smanji rizik od propuštanja rokova.

U našoj agenciji nastojimo da taj deo posla organizujemo tako da klijent jednostavno dostavi potrebne informacije, dok mi vodimo računa o knjigovodstvenim i administrativnim koracima koji su u okviru dogovorene usluge.

Zapošljavanje prvog radnika nakon osnivanja firme

Prijava zaposlenih često postaje aktuelna ubrzo nakon osnivanja biznisa.

Kada klijentima pomažemo oko teme kao što je otvaranje DOO firme, jedno od narednih pitanja često jeste: šta se dešava kada firma počne da zapošljava?

Osnivanje firme i zapošljavanje zaposlenog nisu ista administrativna procedura.

Nakon registracije društva potrebno je organizovati knjigovodstvo, poreske obaveze, dokumentaciju i, kada firma dobije radnike, obračun zarada i evidencije zaposlenih.

Zbog toga savetujemo da se o knjigovodstvenoj organizaciji razmišlja već u trenutku osnivanja poslovanja, a ne tek kada stigne prva plata za obračun.

Zarade zaposlenih i poreske obaveze firme

Sa svakim zaposlenim dolazi i redovan mesečni obračun.

Poslodavac treba da vodi računa o bruto i neto iznosima, porezima, doprinosima, naknadama i drugim elementima koji mogu uticati na konačan obračun.

Zbog toga prijava zaposlenog nije jednokratni administrativni zadatak. Ona praktično uvodi novu osobu u mesečni knjigovodstveni ciklus firme.

Odvojeno od obaveza poslodavca u vezi sa zaradama zaposlenih, u određenim situacijama može biti aktuelan i porez na dohodak građana, zbog čega poreska pitanja treba posmatrati prema konkretnoj vrsti prihoda i statusu poreskog obveznika.

Kada klijent nije siguran koja obaveza se odnosi na firmu, a koja na fizičko lice, stručna konsultacija može pomoći da se različite poreske teme ne pomešaju.

Najčešći problem je kasno dostavljena informacija

U praksi najveći izazov često nije sam postupak, već trenutak u kojem knjigovođa sazna za promenu.

Ako poslodavac tek nakon početka rada kaže da je zaposlio novu osobu, mogućnosti za blagovremeno postupanje mogu biti ograničene.

Isto važi i za prestanak radnog odnosa.

Zbog toga sa klijentima nastojimo da uspostavimo jednostavno pravilo: sve informacije o zaposlenju, prestanku rada ili važnim promenama treba proslediti čim se donese odluka, a ne nekoliko dana kasnije.

Dobra komunikacija između poslodavca i knjigovodstva jedan je od najjednostavnijih načina da se izbegnu administrativni problemi.